Warum es nicht erlaubt ist, eine ungenaue Beschreibung der Ware in den Zollunterlagen anzugeben

Die internationale Lieferung von Waren umfasst nicht nur die Verpackung, die Bezahlung des Transports und die Auswahl des Logistikunternehmens. Ein entscheidender Schritt beim Transport von Fracht über die Grenze ist die Erstellung der Zollunterlagen. Wie genau die Informationen über die Ware darin angegeben sind, beeinflusst die Geschwindigkeit der Kontrolle, die Höhe der erforderlichen Zahlungen, die Möglichkeit, das Paket zu erhalten, und das Fehlen von Beanstandungen seitens der Zollbehörden.

Eine ungenaue Beschreibung der Ware in der Zollanmeldung mag wie ein geringfügiger Fehler erscheinen. In der Praxis kann jedoch selbst eine kleine Abweichung zwischen dem tatsächlichen Inhalt der Sendung und den angegebenen Daten zu Verzögerungen bei der Lieferung, zusätzlichen Kontrollen der Fracht, Bußgeldern oder der Rücksendung an den Absender führen. Besonders sorgfältig werden kommerzielle Sendungen, teure Waren, Elektronik, dual-use Produkte, Medikamente, Kosmetika, Lebensmittel und Produkte aus natürlichen Materialien überprüft.

Um Probleme zu vermeiden, ist es wichtig zu verstehen, welche Informationen als korrekt gelten, warum die Zollanforderungen von der üblichen Warenbeschreibung abweichen und welche Konsequenzen sich aus der Bereitstellung unvollständiger oder falscher Informationen ergeben.

Was ist die Beschreibung der Ware in der Zollanmeldung

Die Beschreibung der Ware in der Zollanmeldung ist die Information, die es den Zollbeamten ermöglicht, eindeutig zu bestimmen, was sich genau im Paket befindet. Es reicht nicht aus, „Dinge“, „Zubehör“, „Geschenk“, „Teile“ oder „Elektronik“ zu schreiben. Solche Formulierungen geben kein vollständiges Bild des Inhalts der Fracht und können als zu allgemein angesehen werden.

Die Zollbehörden verwenden die Beschreibung der Ware, um deren Kategorie, Zolltarifnummer, Herkunftsland, Wert, Verwendungszweck und mögliche Einfuhr- oder Ausfuhrbeschränkungen zu bestimmen. Darüber hinaus hängt die Höhe der Zollgebühren, die Notwendigkeit von Genehmigungsdokumenten und die Anwendung spezieller Kontrollverfahren von den Eigenschaften des Produkts ab.

Welche Informationen sollten in der Beschreibung enthalten sein

Je nach Art der Ware werden in der Erklärung normalerweise angegeben:

genaue Bezeichnung des Produkts;

Verwendungszweck und Funktionsweise;

Herstellungsmaterial;

Modell, Artikelnummer oder Seriennummer;

Anzahl der Einheiten;

Gewicht und Wert;

Herstellungsland;

Informationen zur Marke;

technische Spezifikationen;

Inhaltsstoffe der Ware;

Vorhandensein von Batterien, Flüssigkeiten, chemischen Komponenten oder anderen speziellen Elementen.

Zum Beispiel ist es besser, anstelle der Formulierung „Elektronik“ zu schreiben: „Kabellose Kopfhörer mit Ladecase, Modell…, zum Abspielen von Audio, integrierter Akku“. Anstelle von „Teilen“ sollte konkret geschrieben werden: „Kunststoffkomponenten für ein Haushaltsgerät, enthalten keine Elektronik, werden zur Reparatur von Geräten verwendet“.

Warum allgemeine Formulierungen Fragen aufwerfen

Eine zu kurze Beschreibung der Ware ermöglicht es dem Inspektor nicht, die Informationen in den Dokumenten schnell mit dem Inhalt des Pakets abzugleichen. Wenn die Zollbeamten nicht verstehen, was genau transportiert wird, können sie die Sendung zur zusätzlichen Kontrolle der Fracht weiterleiten.

Besonders häufig treten Fragen auf, wenn die Beschreibung nicht mit der Art des Pakets übereinstimmt. Zum Beispiel kann die Angabe „persönliche Gegenstände“ bei mehreren identischen neuen Artikeln den Verdacht auf eine kommerzielle Absicht der Sendung hervorrufen. Ebenso entbindet die Beschreibung „Geschenk“ den Absender nicht von der Pflicht, den Inhalt, die Anzahl und den Wert der Beilagen wahrheitsgemäß anzugeben.

Warum eine ungenaue Beschreibung der Ware als Verstoß gilt

Die Zollanmeldung ist ein offizielles Dokument. Durch die Unterzeichnung oder Übergabe an den Frachtführer bestätigt der Absender, dass die angegebenen Informationen der Wahrheit entsprechen. Wenn die Informationen verzerrt, fehlen oder absichtlich durch allgemeinere Formulierungen ersetzt werden, kann dies als Verstoß gegen die Zollanforderungen angesehen werden.

Ein Fehler bedeutet nicht immer eine absichtliche Verschleierung der Ware. Manchmal weiß der Absender tatsächlich nicht den genauen Modellnamen, übersetzt die Beschreibung falsch in eine Fremdsprache oder verwendet Informationen aus der Rechnung des Lieferanten ohne Überprüfung. Für die Zollbehörden ist jedoch in erster Linie das Ergebnis wichtig: Die Dokumente müssen eine genaue Identifizierung der Fracht ermöglichen.

Der Unterschied zwischen einem technischen Fehler und falschen Informationen

Ein technischer Fehler kann durch einen Tippfehler, eine falsche Angabe der Maßeinheit oder eine geringfügige Abweichung in der Menge entstehen. In einigen Fällen kann eine solche Ungenauigkeit ohne schwerwiegende Folgen korrigiert werden, wenn sie keinen Einfluss auf den Wert, die Klassifizierung und die Möglichkeit der Einfuhr der Ware hat.

Ein ernsthafteres Problem ist der absichtlich zu niedrig angegebene Wert, die Angabe einer anderen Bezeichnung oder das Verschweigen einzelner Gegenstände. Wenn beispielsweise ein teures Smartphone als «Zubehör» mit einem minimalen Wert deklariert wird, kann der Zoll dies als Versuch der Steuerumgehung werten.

Es ist auch riskant, «Muster», «Souvenir» oder «Geschenk» anzugeben, wenn die Ware tatsächlich zum Verkauf bestimmt ist. Solche Angaben können die Bestimmung der Art der Sendung beeinflussen und zu zusätzlichen Fragen führen.

Wie der Zoll Unstimmigkeiten aufdeckt

Die Überprüfung der Fracht kann auf verschiedene Weise erfolgen:

Analyse der Dokumente und Abgleich der Daten;

Röntgenkontrolle;

Öffnung der Verpackung;

Überprüfung des Gewichts und der Anzahl der Sendungen;

Anforderung von Rechnungen, Verträgen oder Zahlungsdokumenten;

Klärung des Verwendungszwecks der Ware;

Abgleich mit Informationen des Transportunternehmens und des Online-Shops;

Überprüfung der Kennzeichnung und des äußeren Erscheinungsbildes der Produkte.

Wenn der Inhalt des Pakets nicht mit der angegebenen Beschreibung übereinstimmt, kann die Fracht bis zur Klärung der Umstände zurückgehalten werden. Selbst ein gutgläubiger Absender muss in diesem Fall zusätzliche Erklärungen und Dokumente vorlegen.

Wie eine ungenaue Beschreibung zu einer Verzögerung des Pakets führt

Die Verzögerung eines Pakets ist eine der häufigsten Folgen einer fehlerhaften Ausfüllung der Zollunterlagen. Solange die Zollbehörde keine verlässlichen Informationen erhält, kann die Sendung im Lager für vorübergehende Aufbewahrung oder im Sortierzentrum des Transportunternehmens verbleiben.

Die Dauer der Verzögerung hängt von der Art des Problems ab. Wenn nur der Name des Produkts geklärt werden muss, wird das Problem manchmal innerhalb weniger Tage gelöst. Wenn eine Öffnung, eine Expertenbewertung, eine Bestätigung des Wertes oder die Beschaffung von Genehmigungsdokumenten erforderlich ist, kann das Verfahren deutlich länger dauern.

Häufigste Gründe für Verzögerungen

Zu Verzögerungen bei Paketen führen häufig folgende Umstände:

zu allgemeine Beschreibung der Ware;

Fehlen von Informationen über Material oder Zusammensetzung;

Abweichung der Menge von dem tatsächlichen Inhalt;

Diskrepanz zwischen dem Wert in der Deklaration und der Rechnung;

Fehlen eines HS-Codes oder falsche Klassifizierung;

Angabe eines falschen Verwendungszwecks der Produkte;

Vorhandensein von Waren, für die Zertifikate erforderlich sind;

Verdacht auf eine kommerzielle Sendung;

Abweichung von Gewicht und Anzahl der Sendungen;

Fehlen von Informationen über Batterien, Flüssigkeiten oder chemische Substanzen.

Beispielsweise kann der Absender «Geschenk» angeben, aber vergessen, Kosmetik, Batterien oder Lebensmittel aufzulisten. Selbst wenn der Gesamtwert des Pakets gering ist, unterliegen bestimmte Warengruppen speziellen Vorschriften.

Wie sich die Verzögerung auf den Empfänger und den Absender auswirkt

Für den Empfänger bedeutet eine Verzögerung eine Verschiebung des Liefertermins, die Notwendigkeit, auf Anfragen des Transportunternehmens zu antworten, Passdaten bereitzustellen, zusätzliche Dienstleistungen zu bezahlen und manchmal selbst die Zollstelle aufzusuchen.

Der Absender kann mit der Rücksendung der Fracht, zusätzlichen Lagerkosten, der Neuausstellung von Dokumenten oder der Entschädigung des Empfängers konfrontiert werden. Wenn die Ware an einen Kunden eines Online-Shops gesendet wird, kann eine Verzögerung zu einem Kaufabbruch, negativen Bewertungen und einem Reputationsverlust führen.

Bei kommerziellen Lieferungen können die Folgen noch schwerwiegender sein: Verzögerungen bei Produktionsfristen, Stillstand von Maschinen, Verletzung von Vertragsbedingungen und die Verhängung von Geldstrafen.

Was während der Frachtprüfung passiert

Die Frachtprüfung erfolgt, um zu bestätigen, dass der tatsächliche Inhalt mit den Angaben in der Zollanmeldung übereinstimmt. Nicht jede Sendung wird manuell geöffnet: Viele Pakete durchlaufen eine automatische Risikoanalyse und erfordern keine weiteren Maßnahmen. Bei Unstimmigkeiten kann der Zoll jedoch eine Inspektion anordnen.

Phasen der Zollkontrolle

In der Regel umfasst das Verfahren mehrere Phasen:

Analyse der Deklaration. Der Mitarbeiter überprüft die Beschreibung, den Wert, die Menge, das Herkunftsland und die Daten des Absenders.

Abgleich mit Informationen des Transportunternehmens. Elektronische Frachtbriefe, Rechnungen und Informationen, die von der Logistikfirma erhalten wurden, werden überprüft.

Instrumentelle Kontrolle. Das Paket wird mit spezieller Ausrüstung durchleuchtet.

Klärung der Daten. Wenn die Informationen Fragen aufwerfen, werden vom Absender oder Empfänger Dokumente angefordert.

Physische Inspektion. Die Verpackung wird geöffnet und der Inhalt mit der Deklaration abgeglichen.

Entscheidungsfindung. Die Fracht wird freigegeben, zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet, mit Gebühren belegt oder an den Absender zurückgeschickt.

Bei der Überprüfung können nicht nur der Name des Produkts, sondern auch dessen Verwendungszweck, Zusammensetzung, technische Parameter, Wert und die Möglichkeit des freien Transits über die Grenze geklärt werden.

Welche Dokumente können angefordert werden

Je nach Situation kann der Zoll oder der Transporteur Folgendes anfordern:

Rechnung oder Invoice;

Beleg aus dem Online-Shop;

Zahlungsbestätigung;

Kaufvertrag;

Technische Beschreibung;

Konformitätszertifikat;

Konformitätserklärung;

Sicherheitsdatenblatt;

Einfuhrgenehmigung;

Ursprungsdokumente;

Fotos des Produkts und der Verpackung;

Erklärung zum Verwendungszweck des Produkts.

Wenn die Dokumente nicht innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt werden, kann das Paket zurückgeschickt oder zur langfristigen Lagerung eingelagert werden.

Zollanforderungen an die Beschreibung verschiedener Warengruppen

Die Zollanforderungen hängen davon ab, welche Waren über die Grenze transportiert werden. Eine allgemeine Formulierung, die für Kleidung geeignet ist, reicht für Elektronik, Kosmetik oder Industrieausrüstung nicht aus.

Kleidung und Schuhe

Für Kleidung ist es wünschenswert, die Art des Artikels, das Material, das Geschlecht oder die Altersgruppe, die Menge und den Zustand der Ware anzugeben. Zum Beispiel: «Damenjacke aus Polyester, neu, 1 Stück». Bei Schuhen werden Typ, Obermaterial und Sohle, Größe und Anzahl der Paare angegeben.

Begriffe wie «Kleidung» oder «Schuhe» können als zu allgemein angesehen werden, insbesondere wenn mehrere neue identische Artikel im Versand enthalten sind.

Elektronik und Haushaltsgeräte

Für Elektronik sind Bezeichnung, Modell, Verwendungszweck, Hersteller und Vorhandensein eines Akkus wichtig. Smartphones, Tablets, Laptops, Kameras, Uhren, Router und andere Geräte sollten separat aufgeführt werden.

Wenn Lithiumbatterien enthalten sind, muss dies in den Dokumenten des Transporteurs vermerkt werden. Solche Waren können speziellen Vorschriften für den Lufttransport unterliegen und erfordern eine ordnungsgemäße Verpackung.

Kosmetik, Medikamente und chemische Produkte

In der Beschreibung von Kosmetik wird die spezifische Art des Produkts angegeben, z. B. Creme, Shampoo, Serum oder dekorative Kosmetik. Für Arzneimittel können Informationen über den Wirkstoff, die Darreichungsform und die Menge erforderlich sein.

Chemikalien, Aerosole, Farben, Lösungsmittel und Flüssigkeiten erfordern besondere Aufmerksamkeit. Einige von ihnen sind im Versand verboten oder dürfen nur mit Genehmigungsdokumenten versendet werden.

Ersatzteile und Ausrüstung

Für Teile muss deren genaue Bestimmung, der Typ der Ausrüstung, das Material und das Vorhandensein elektrischer Komponenten angegeben werden. Eine einfache Bezeichnung wie «Ersatzteile» ermöglicht es nicht, den Warencode und die anwendbaren Anforderungen zu bestimmen.

Es ist besser, eine Formulierung wie: «Aluminiummechanisches Teil für eine Industrieanlage, ohne Elektronik, kein fertiges Gerät» zu verwenden.

Folgen einer falschen Warenbeschreibung

Die Folgen hängen von der Art des Verstoßes, dem Wert der Fracht, dem Abgangs- und Bestimmungsland sowie davon ab, ob die Abweichung zufällig oder absichtlich war.

Mögliche Maßnahmen seitens des Zolls

Im Falle von Problemen können folgende Maßnahmen ergriffen werden:

Anforderung zusätzlicher Dokumente;

Aussetzung der Freigabe der Fracht;

Festlegung einer Inspektion;

Neuberechnung der Zollgebühren;

Verzugszinsen;

Verwaltungsstrafe;

Einziehung einzelner Waren;

Rücksendung der Sendung;

Einfuhrverweigerung;

Übermittlung der Materialien zur weiteren Klärung.

Wenn die Ware verboten oder eingeschränkt ist, kann sie unabhängig davon eingezogen werden, ob der Fehler in der Beschreibung absichtlich war.

Finanzielle Verluste

Zusätzlich zu den Zollgebühren können dem Absender oder Empfänger zusätzliche Kosten entstehen:

Lagergebühren;

Broker-Dienste;

Neuausstellung der Erklärung;

erneute Lieferung;

Gutachten;

Rücksendung der Ware;

Entsorgung verbotener Sendungen;

Korrektur der Transportdokumente.

Bei internationaler Logistik steigen die Kosten häufig aufgrund von Währungsoperationen, komplexen Interaktionen zwischen mehreren Beteiligten und der Notwendigkeit, Dokumente in verschiedenen Jurisdiktionen zu erstellen.

Risiko des Vertrauensverlusts

Für Unternehmen können systematische Fehler in den Dokumenten zu verstärkter Aufmerksamkeit seitens der Zollbehörden und der Transportdienstleister führen. In der Folge werden solche Sendungen länger überprüft, und die Logistikpartner können zusätzliche Garantien anfordern.

Für Privatpersonen äußern sich die Folgen in Verzögerungen bei persönlichen Gegenständen, der Unmöglichkeit, eine Bestellung zum gewünschten Datum zu erhalten, und in Konflikten mit dem Verkäufer oder dem Transportunternehmen.

Wie man eine Zollanmeldung richtig ausfüllt

Die korrekte Ausfüllung beginnt mit der Vorbereitung genauer Informationen über jeden Artikel. Es ist nicht ratsam, eine kurze Bezeichnung aus der Korrespondenz mit dem Verkäufer in die Anmeldung zu übertragen oder eine Beschreibung zu verwenden, die nur dem Absender verständlich ist.

Praktischer Algorithmus

Vor dem Ausfüllen der Dokumente wird empfohlen:

eine vollständige Liste der Waren zu erstellen;

die Produkte nach Kategorien zu unterteilen;

die genauen Bezeichnungen und Modelle zu klären;

die Menge jeder Position zu bestimmen;

den Preis anhand von Quittungen und Rechnungen zu überprüfen;

das Material und den Verwendungszweck anzugeben;

das Vorhandensein von Batterien, Flüssigkeiten und anderen speziellen Komponenten zu klären;

die Einfuhr- und Ausfuhrbeschränkungen zu überprüfen;

bestätigende Dokumente vorzubereiten;

darauf zu achten, dass die Angaben mit dem Frachtbrief und der Rechnung übereinstimmen.

Jede Position sollte idealerweise separat beschrieben werden. Wenn sich fünf verschiedene Artikel in einem Paket befinden, sollten sie nicht unter einer allgemeinen Formulierung zusammengefasst werden.

Wie man den Wert angibt

Der Wert muss dem tatsächlichen Preis des Produkts unter Berücksichtigung der Vorschriften des jeweiligen Landes entsprechen. Es ist nicht erlaubt, willkürlich den minimalen Betrag nur zur Verringerung der Zollgebühren anzugeben.

Wenn das Produkt mit einem Rabatt gekauft wurde, ist es hilfreich, den Nachweis der Aktion, die Quittung oder die Bestellseite aufzubewahren. Wenn der Artikel geschenkt wurde, bedeutet das nicht, dass sein Wert null ist. In solchen Fällen kann der Marktpreis oder der nach den Zollvorschriften festgelegte Preis verwendet werden.

Wie man Geschenke und persönliche Gegenstände beschreibt

Für Geschenke sollten die tatsächlichen Inhalte aufgelistet werden: „Ledergeldbörse“, „Kinder-T-Shirt aus Baumwolle“, „Keramiktasse“. Das Wort „Geschenk“ kann als Art der Sendung angegeben werden, ersetzt jedoch nicht die Beschreibung der Waren.

Persönliche Gegenstände sollten ebenfalls konkret beschrieben werden. Zum Beispiel ist es besser, anstelle von „persönliche Gegenstände“ zu schreiben: „gebrauchte Kleidung – T-Shirts, Hosen, Jacke, insgesamt 8 Teile; gebraucht, nicht zum Verkauf“.

Die Rolle des Transporteurs und des Zollvertreters

Die internationale Logistik umfasst mehrere Akteure: Absender, Empfänger, Transporteur, Lager, Zollvertreter und staatliche Behörden. Jeder ist für seinen Teil des Prozesses verantwortlich, aber die ursprünglichen Informationen werden normalerweise vom Absender bereitgestellt.

Der Transporteur kann helfen, das richtige Format der Dokumente auszuwählen, die Pflichtfelder zu überprüfen und über Einschränkungen zu informieren. Er kann jedoch nicht immer die tatsächliche Zusammensetzung der Ware ohne Informationen vom Kunden bestimmen.

Wann man die Hilfe eines Spezialisten benötigt

Ein Zollbroker oder ein Spezialist für Außenwirtschaft kann erforderlich sein, wenn:

die Lieferung kommerzieller Natur ist;

die Ware einer regulierten Kategorie angehört;

die Sendung viele verschiedene Positionen enthält;

der HS-Code bestimmt werden muss;

ein Zertifikat oder eine Genehmigung erforderlich ist;

die Fracht einen hohen Wert hat;

komplexe Lieferbedingungen verwendet werden;

die Ware Batterien, chemische Komponenten oder Elektronik enthält.

Der Spezialist analysiert die Dokumente, hilft bei der Formulierung der Beschreibung und reduziert das Risiko von Fehlern. Selbst ein professioneller Vertreter kann jedoch nicht die Richtigkeit der Ausfüllung garantieren, wenn der Absender unvollständige oder falsche Informationen bereitgestellt hat.

Wie man Probleme bei internationalen Sendungen vermeidet

Es ist einfacher, Verzögerungen bei einem Paket zu verhindern, als die Folgen nach der Übergabe der Fracht an die Zollbehörden zu beheben. Daher sollte die Überprüfung der Dokumente vor dem Versand erfolgen.

Checkliste für den Absender

Vor der Übergabe des Pakets an den Transporteur sollte überprüft werden:

ob die Beschreibung mit dem tatsächlichen Inhalt übereinstimmt;

ob alle Inhalte angegeben sind;

ob die Menge korrekt angegeben ist;

ob der Wert mit den bestätigenden Dokumenten übereinstimmt;

ob verbotene Gegenstände vorhanden sind;

ob Batterien und Flüssigkeiten angegeben sind;

ob das Gewicht in den Dokumenten mit dem tatsächlichen Gewicht übereinstimmt;

ob die Daten des Absenders und des Empfängers korrekt angegeben sind;

ob die erforderlichen Zertifikate vorhanden sind;

ob der Text der Erklärung für den Zollbeamten des anderen Landes verständlich ist.

Die Beschreibung sollte konkret, aber nicht mit unnötigen Details überladen sein. Die Hauptaufgabe besteht darin, eine eindeutige Identifizierung des Produkts zu gewährleisten.

Warum man keine fremden Vorlagen kopieren sollte

Eine Formulierung, die für ein Paket geeignet war, kann für ein anderes falsch sein. Selbst identisch aussehende Produkte können unterschiedliche Materialien, Zusammensetzungen, Verwendungszwecke oder Eigenschaften haben.

Es ist nicht zulässig, die Beschreibung aus einer vorherigen Sendung automatisch zu kopieren, wenn sich Modell, Menge, Preis oder Ausstattung geändert haben. Es wird auch nicht empfohlen, allgemeine Begriffe wie „Waren“, „Muster“, „Geschenke“ und „Zubehör“ ohne weitere Erläuterungen zu verwenden.

Häufige Fehler bei der Erstellung von Zollunterlagen

Einer der häufigsten Fehler ist die Angabe eines zu allgemeinen Namens. Der Absender geht davon aus, dass der Zollbeamte den Inhalt des Pakets selbst verstehen kann, aber die Dokumente müssen eigenständig verständlich sein.

Ein weiteres Problem ist die Diskrepanz zwischen der Deklaration, der Rechnung und dem Frachtbrief. Selbst wenn jede Beschreibung für sich genommen akzeptabel aussieht, können Unterschiede zwischen den Dokumenten Anlass für eine Prüfung sein.

Außerdem treten häufig folgende Fehler auf:

Unterbewertung;

Angabe eines Nullwerts;

Auslassung einzelner Artikel;

falsche Menge;

Fehlen von Markeninformationen;

falsche Maßeinheit;

Fehlerhafte Übersetzung des Namens;

Angabe des Abgangslandes anstelle des Produktionslandes;

Versuch, eine Handelsladung als persönliche Gegenstände zu deklarieren;

Verschweigen von Batterien oder anderen speziellen Komponenten.

Jeder dieser Fehler kann die Bearbeitungszeit verlängern und zu zusätzlichen Kosten führen.

Eine ungenaue Beschreibung des Produkts in den Zollunterlagen ist keine Formalität, sondern ein Faktor, der den Grenzübertritt der Ware direkt beeinflusst. Die Richtigkeit der Zollanmeldung beeinflusst die Lieferzeit, die Höhe der Zahlungen, die Notwendigkeit einer Warenprüfung und die Möglichkeit, das Paket zu erhalten.

Um Verzögerungen bei der Sendung zu vermeiden, ist es notwendig, jede Position detailliert zu beschreiben, den tatsächlichen Wert, die Menge, das Material, den Verwendungszweck und die technischen Eigenschaften anzugeben. Besonderes Augenmerk sollte auf Elektronik, Batterien, Medikamente, Kosmetika, chemische Produkte, Lebensmittel und Handelswaren gelegt werden.

Die Einhaltung der Zollanforderungen hilft, Risiken in der internationalen Logistik zu minimieren, Bußgelder und zusätzliche Kosten zu vermeiden. Wenn die Fracht komplex oder kostspielig ist, ist es besser, sich im Voraus an den Spediteur, den Zollagenten oder einen Spezialisten für Außenwirtschaft zu wenden. Gut vorbereitete Dokumente ermöglichen eine schnellere Kontrolle und erhalten die Vorhersehbarkeit der gesamten Lieferkette.