كيفية التحكم في تكاليف الشحن عند العمل مع عدة ناقلين

بالنسبة للأعمال التجارية، لم تعد عملية الشحن مجرد مهمة تشغيلية. إنها تؤثر بشكل مباشر على تكلفة السلع، وحجم الأرباح، وسرعة خدمة العملاء، وقدرة الشركة التنافسية. يصبح من الصعب بشكل خاص التحكم في التكاليف اللوجستية عندما تتعاون المنظمة مع عدة ناقلين في نفس الوقت، وتستخدم خطط تسعير مختلفة، وترسل الطلبات إلى مناطق داخل بلدها وخارجه.

يساعد العمل مع عدة ناقلين في توسيع جغرافيا الشحن، واختيار الشروط المناسبة لأنواع الشحن المختلفة، وتقليل الاعتماد على شريك لوجستي واحد. ومع ذلك، في غياب نظام موحد للمحاسبة، تصبح التكاليف بسرعة غير شفافة. ونتيجة لذلك، قد تدفع الشركة مبالغ زائدة مقابل السرعة، والخدمات الإضافية، والمرتجعات، والتخزين، والتخليص الجمركي، أو الوزن المحسوب بشكل غير صحيح للشحنة.

يتطلب التحكم الفعال في تكاليف الشحن نهجًا شاملاً. يجب مقارنة الأسعار، وتحليل التكلفة الفعلية لكل شحنة، وأخذ جودة الخدمة في الاعتبار، ومراجعة الاستراتيجية اللوجستية بانتظام. في هذه المقالة، سنستعرض كيفية تنظيم إدارة الشحن عند العمل مع عدة ناقلين، وما هي المؤشرات التي يجب تتبعها، وكيفية استخدام تحليلات الشحن، وما هي الأدوات التي تساعد في تحسين الشحن للأعمال.

لماذا يصعب التحكم في تكاليف الشحن

عندما تعمل الشركة مع ناقل واحد وترسل عددًا محدودًا من الطلبات، يكون التحكم في التكاليف نسبيًا بسيطًا. يكفي التحقق من شبكة الأسعار، وشروط العقد، والفواتير لفترة معينة. ولكن مع نمو الأعمال، تظهر اتجاهات جديدة، وأنواع جديدة من السلع، ومتطلبات العملاء، وعمليات لوجستية إضافية. في هذه اللحظة، تبدأ التكاليف في التكون من العديد من العناصر المنفصلة.

تكمن الصعوبة الرئيسية في أن الناقلين المختلفين يستخدمون قواعد حساب خاصة بهم. أحدهم يأخذ الوزن الفعلي في الاعتبار، والآخر يأخذ الوزن الحجمي. في بعض الأحيان، يتم تضمين الشحن إلى الباب في السعر، وفي أحيان أخرى يتم فرض رسوم إضافية لذلك. تقدم بعض الشركات أسعارًا ثابتة لمناطق معينة، بينما تستخدم أخرى عوامل ديناميكية، أو زيادات موسمية، أو رسوم إضافية للمناطق النائية.

علاوة على ذلك، غالبًا ما لا تتطابق التكلفة النهائية للشحن مع السعر الأساسي. قد تضاف إليها تكاليف التعبئة، واستلام الشحنة، والفرز، والتخزين، والتأمين، والدفع عند الاستلام، وإعادة التوجيه، أو إعادة التسليم. إذا لم يتم دمج هذه البيانات في نظام واحد، فإن المدير يرى فقط المبلغ الإجمالي للفاتورة ولا يفهم أي العمليات تزيد من التكاليف.

الأسباب الرئيسية لزيادة التكاليف اللوجستية

تشمل الأسباب الأكثر شيوعًا للدفع الزائد:

عدم وجود قاعدة بيانات موحدة لأسعار جميع الناقلين؛

اختيار الناقل دون مراعاة المسار وخصائص الشحنة؛

استخدام الشحن السريع حيث يمكن استخدام الشحن العادي؛

الإشارة غير الصحيحة للوزن أو الأبعاد؛

تعبئة غير فعالة بما فيه الكفاية؛

عدد كبير من الطلبات غير المستلمة؛

المرتجعات المتكررة وإعادة الشحن؛

رسوم إضافية غير مخطط لها للخدمات الإضافية؛

أخطاء عند إعداد الشحنات الدولية؛

عدم وجود تحليل منتظم للفواتير.

تتمثل مشكلة منفصلة في الفجوة بين السعر المحدد في العقد والتكلفة الفعلية للشحن. حتى الفرق الطفيف في سعر شحنة واحدة يمكن أن يتحول إلى مبلغ كبير عند وجود حجم كبير من الطلبات. لذلك، يجب أن يتم بناء التحكم في تكاليف الشحن ليس فقط على مقارنة الأسعار الترويجية، ولكن أيضًا على تحليل المدفوعات الفعلية.

لماذا لا يعتبر الناقل الواحد دائمًا هو الحل الأفضل

أحيانًا تسعى الشركات إلى نقل جميع الشحنات إلى شريك لوجستي واحد لتبسيط الإدارة. هذا النهج يقلل بالفعل من عدد العقود والتقارير، لكنه لا يضمن دائمًا الحد الأدنى من التكاليف. قد يكون ناقل واحد مربحًا في الاتجاهات المحلية، لكنه قد يخسر بشكل كبير أمام المنافسين في الشحن الدولي أو شحن السلع الكبيرة.

يسمح العمل مع عدة ناقلين بتشكيل نموذج لوجستي مرن. على سبيل المثال، يمكن لشريك واحد تنفيذ الشحنات العاجلة، بينما يقوم الآخر بنقل الطلبات القياسية، والثالث يخدم الاتجاهات الدولية. من المهم عدم مجرد توصيل عدة شركات، ولكن تطوير قواعد شفافة لاختيار المنفذ لكل طلب.

كيفية تنظيم مقارنة الأسعار بين الناقلين المختلفين

مقارنة الأسعار — واحدة من الأدوات الأساسية لتقليل تكاليف الشحن. ومع ذلك، فإن مقارنة السعر الأساسي فقط غير كافية. يجب أخذ مجموعة كاملة من الشروط التي تؤثر على التكلفة النهائية وجودة الخدمة في الاعتبار.

للبدء، يجب جمع جداول الأسعار الحالية لجميع شركات النقل. عادةً ما تتضمن هذه الجداول مناطق التسليم، نطاقات الوزن، المواعيد، أنواع الشحنات والخدمات الإضافية. يجب توحيد المعلومات في تنسيق موحد، حيث يمكن أن تستخدم الشركات المختلفة تسميات ومبادئ حساب مختلفة.

على سبيل المثال، قد تشير شركة نقل واحدة إلى السعر للشحنة حتى 1 كجم، بينما تشير أخرى إلى السعر لكل 500 جرام. قد تتضمن تسعيرة واحدة ضريبة وبدل وقود، بينما لا تتضمن أخرى ذلك. إذا لم يتم توحيد البيانات في نظام مشترك، ستصبح المقارنة غير دقيقة.

ما هي المعايير التي يجب أخذها في الاعتبار

عند مقارنة الأسعار، يُوصى بتحليل المعايير التالية:

التكلفة الأساسية للشحن؛

الوزن الأدنى القابل للدفع؛

الفرق بين الوزن الفعلي والوزن الحجمي؛

موعد التسليم؛

تكلفة استلام الشحنة؛

الرسوم على التسليم إلى الباب؛

أسعار الإرجاع؛

تكلفة التخزين؛

العمولة على الدفع عند الاستلام؛

التأمين؛

الرسوم الإضافية للمناطق النائية؛

البدلات الموسمية وبدلات الوقود؛

شروط التخليص الدولي؛

التعويضات في حالة التأخير أو التلف.

من المهم تقييم السعر فقط، ولكن أيضًا احتمال حدوث رسوم إضافية. قد تكون التسعيرة الأساسية الرخيصة أكثر تكلفة بعد احتساب جميع الخدمات المصاحبة.

حساب التكلفة الكاملة للتسليم

لإجراء مقارنة صحيحة، يجب استخدام مؤشر التكلفة الكاملة للشحنة. يمكن حسابه باستخدام الصيغة:

التكلفة الكاملة للتسليم = التسعيرة الأساسية + الخدمات الإضافية + التعبئة + التأمين + العمولات + النفقات المحتملة للإرجاع.

إذا كانت الشركة تبيع السلع مع الدفع عند الاستلام، يجب تضمين العمولة على استلام وتحويل الأموال في الحساب. بالنسبة للمتاجر الإلكترونية، من المهم أيضًا أخذ تكلفة الطلبات غير المشتراة في الاعتبار، حيث يمكن أن تشمل تكاليف الشحن في كلا الاتجاهين.

يُوصى بحساب متوسط تكلفة التسليم لكل شركة نقل على حدة، ثم مقارنة المؤشرات حسب القطاعات: المنطقة، الوزن، نوع السلعة، طريقة التسليم وموعد التنفيذ. سيساعد ذلك في فهم أي شركة نقل هي الأكثر ربحية ليس بشكل عام، ولكن لفئات محددة من الشحنات.

إنشاء مصفوفة الأسعار

لراحة المستخدم، يمكن تشكيل مصفوفة الأسعار. في الصفوف، يتم الإشارة إلى الاتجاهات وفئات الوزن، وفي الأعمدة — شركات النقل. في كل خلية، يتم عرض السعر الأساسي بالإضافة إلى السعر النهائي مع احتساب الرسوم الإضافية.

مثال على هيكل المصفوفة:

البلد أو المنطقة المستهدفة؛

المدينة أو المنطقة البريدية؛

نطاق الوزن؛

الأبعاد؛

المدة القياسية؛

المدة العاجلة؛

السعر الأساسي؛

الرسوم الإضافية؛

التكلفة النهائية؛

مستوى الخدمة.

تساعد هذه الجدول في تحديد الخيار الأكثر ربحية بسرعة. مع وجود عدد كبير من الشحنات، يمكن دمجها مع نظام المحاسبة أو منصة النقل، بحيث يتم اختيار شركة النقل تلقائيًا.

كيفية اختيار شركة النقل المثلى لكل طلب

عند العمل مع عدة شركات نقل، لا توجد قاعدة عالمية تنص على أنه يجب تسليم جميع الشحنات إلى الشريك الأرخص. يتم تحديد شركة النقل المثلى من خلال مجموعة من العوامل: التكلفة، السرعة، الموثوقية، الجغرافيا، خصائص الشحنة ومتطلبات العميل.

يمكن استخدام خوارزمية الاختيار بناءً على السعر الأدنى للطلبات القياسية. ولكن إذا كانت الشحنة عاجلة، هشة، كبيرة الحجم أو تتطلب نظام درجة حرارة خاص، فإن المعايير الأخرى تصبح أكثر أهمية. السعر المنخفض لا يعوض عن الخسائر إذا تعرضت الشحنة للتلف أو تم تسليمها متأخرة.

معايير اختيار شركة النقل

يمكن وضع قواعد خاصة لكل نوع من الشحنات:

أدنى سعر مع الالتزام بالموعد المطلوب؛

أعلى احتمال للتسليم في الوقت المحدد؛

وجود نقاط استلام في المنطقة المطلوبة؛

إمكانية التسليم إلى الباب؛

العمل مع الشحنات الكبيرة أو الخطرة؛

وجود طرق دولية؛

جودة تتبع الشحنات؛

شفافية الحسابات؛

شروط الإرجاع؛

مستوى العمل مع الشكاوى.

من المفيد تقسيم الشحنات إلى عدة فئات. على سبيل المثال، الفئات القياسية، العاجلة، الدولية، الكبيرة والثمينة. يمكن تحديد خيار الشحن الأساسي والاحتياطي لكل فئة.

أتمتة قواعد التوزيع

عند وجود حجم كبير من الطلبات، يؤدي اختيار الناقل يدويًا إلى الأخطاء وفقدان الوقت. لذلك، يجب على الأعمال استخدام قواعد التوجيه التلقائية. يمكن للنظام اختيار الناقل بناءً على الوزن، المنطقة، المدة، التكلفة وتوافر الخدمة.

على سبيل المثال:

إذا كان وزن الطرد أقل من 2 كجم والعنوان في مدينة كبيرة، يتم اختيار أرخص ناقل؛

إذا كان العميل قد دفع مقابل الشحن السريع، يتم استخدام شريك مع فترة ضمان؛

إذا كانت الشحنة دولية، يتم تسليم الطلب إلى الناقل الذي لديه الإمكانيات الجمركية اللازمة؛

إذا كان المنتج هشًا، يتم تطبيق شروط شحن خاصة؛

إذا كان الناقل المختار غير متاح مؤقتًا، يتم استخدام الخيار الاحتياطي تلقائيًا.

تجعل الأتمتة العملية متوقعة وتقلل من تأثير العامل البشري. ومع ذلك، يجب مراجعة الخوارزميات بانتظام، حيث تتغير التعريفات، الطرق وجودة عمل الناقلين.

التوازن بين السعر والجودة

يجب ألا يتحول التحكم في نفقات الشحن إلى سعي غير مشروط للحصول على أقل سعر. يمكن أن تؤدي التوفير في الشحن إلى زيادة الشكاوى، المرتجعات والتعليقات السلبية. إذا استلم العميل الطلب بعد الموعد المحدد، فقد يتخلى عن عمليات الشراء المتكررة.

لذلك، يُوصى باستخدام مؤشر الكفاءة الشاملة. يجب أن يأخذ في الاعتبار ليس فقط تكلفة الشحن، ولكن أيضًا نسبة الشحنات في الوقت المحدد، مستوى الأضرار، عدد المرتجعات وجودة خدمة العملاء. أحيانًا يكون الناقل الذي لديه تعريفة أعلى قليلاً أكثر فائدة بفضل استقراره في العمل.

ما هي المؤشرات التي يجب استخدامها لتحليل الشحنات

يساعد تحليل الشحنات على فهم كيفية تكوين النفقات وأي العمليات تحتاج إلى تحسين. بدون مراقبة منتظمة، ترى الشركة فقط المجموع الكلي للنفقات، لكنها لا تستطيع تحديد المصادر الرئيسية للمدفوعات الزائدة.

لتحليل كامل، يجب جمع البيانات لكل شحنة. تشمل المجموعة الأساسية رقم الطلب، التاريخ، المرسل، المستلم، الناقل، المسار، الوزن، الأبعاد، نوع الخدمة، التكلفة، الرسوم الإضافية، مدة الشحن وحالة الطلب.

المؤشرات الرئيسية للأداء

تشمل مؤشرات الأداء اللوجستي الرئيسية:

متوسط تكلفة الشحنة

يتم حساب المؤشر كنسبة جميع نفقات الشحن إلى عدد الطلبات المرسلة. من المفيد تتبعه ديناميكيًا وبشكل منفصل حسب الاتجاهات.

تكلفة الشحن كنسبة من الإيرادات

يوضح هذا المؤشر النسبة التي تنفقها الشركة على اللوجستيات من إجمالي الإيرادات. إنه مهم بشكل خاص للمنتجات ذات الهامش الربحي المنخفض.

نسبة الشحنات في الوقت المحدد

يعكس المؤشر موثوقية الناقل. إذا كانت التكلفة منخفضة، لكن التأخيرات تحدث بانتظام، فقد يكون هذا الخيار غير مجدي على المدى الطويل.

نسبة الأضرار

تؤدي نسبة الأضرار العالية إلى نفقات إضافية على التعويضات، الشحنات المتكررة والمرتجعات.

نسبة المرتجعات

يجب تحليل المرتجعات بشكل منفصل. في بعض الحالات، تكون مرتبطة ليس بالمنتج، ولكن بفترة الشحن الطويلة، الأخطاء في العنوان أو طريقة الاستلام غير المريحة.

متوسط تكلفة المرتجعات

هذا المؤشر مهم بشكل خاص للمتاجر الإلكترونية. مع تكرار المرتجعات، يمكن أن تزيد تكلفة الشحن العكسي بشكل كبير من الميزانية اللوجستية.

الانحراف عن السعر الفعلي مقارنة بالتعريفة

يسمح هذا المؤشر بالكشف عن المدفوعات غير المبررة، الأخطاء في الحسابات والتغييرات في الشروط من جانب الناقل.

تقسيم البيانات

يمكن أن تخفي الإحصائيات العامة اختلافات مهمة. لذلك، يجب بناء التحليل على عدة شرائح:

الناقل؛

المنطقة؛

البلد؛

فئة المنتج؛

الوزن؛

الأبعاد؛

نوع الشحن؛

طريقة الدفع؛

قناة البيع؛

الفترة؛

حالة الشحنة.

على سبيل المثال، قد تبدو متوسط تكلفة الشحن مقبولة، ولكن عند التفصيل، يتضح أن الشحنات الدولية تمثل الجزء الأكبر من المدفوعات الزائدة. وبالمثل، قد يكون ناقل واحد فعالًا للشحنات الخفيفة، ولكنه غير مجدي للطلبات التي يزيد وزنها عن 10 كجم.

استخدام لوحات المعلومات

من الملائم للمديرين واللوجستيين إنشاء لوحات معلومات تفاعلية. يمكن عرض النفقات لفترة معينة، ديناميكية التعريفات، توزيع الطلبات بين الناقلين، التأخيرات، المرتجعات والمدفوعات الإضافية.

تساعد لوحة المعلومات في الرد بسرعة على الأسئلة العملية:

أي شركة شحن تكلف أكثر؟

أين تحدث التأخيرات بشكل متكرر؟

أي المناطق تحتاج إلى إعادة النظر في التعريفات؟

كم تدفع الشركة مقابل المرتجعات؟

كيف تغيرت تكلفة الشحن خلال الشهر؟

ما هي الوجهات التي يمكن إعادة توزيعها بين الشركاء؟

كيفية التحكم في النفقات الإضافية

حتى مع اختيار التعريفات الصحيحة، يمكن أن تخسر الشركة المال بسبب الخدمات الإضافية. وغالبًا ما تظهر هذه الخدمات تلقائيًا وتصبح ملحوظة فقط بعد استلام الفاتورة. لذلك، من الضروري تحديد قائمة بالنفقات المحتملة مسبقًا ووضع قواعد للموافقة عليها.

تشمل النفقات الإضافية الشحن إلى المناطق النائية، التخزين، إعادة الشحن، إعادة التوجيه، تغيير العنوان، المعالجة اليدوية، التعبئة، التأمين، التخليص الجمركي، وإرجاع الشحنة.

احتساب الأبعاد الفعلية

أحد الأسباب الشائعة للدفع الزائد هو استخدام الوزن الحجمي. يتم حسابه بناءً على طول وعرض وارتفاع التعبئة. إذا كانت التعبئة كبيرة جدًا، يمكن أن يستخدم الناقل الوزن الحجمي، الذي قد يكون أعلى من الوزن الفعلي.

لتقليل النفقات، من الضروري:

توحيد مواد التعبئة;

استخدام صناديق بالحجم المناسب;

قياس الأبعاد قبل تسليمها للناقل;

التحقق بانتظام من دقة البيانات في النظام;

مراقبة تطابق المعايير المعلنة والفعلية.

حتى تقليص بضعة سنتيمترات من كل جانب من جوانب التعبئة في حالة الشحنات الكبيرة يمكن أن يوفر مدخرات ملحوظة.

مراقبة المرتجعات والطلبات غير المستلمة

تعتبر المرتجعات واحدة من أكثر بنود النفقات اللوجستية التي يتم التقليل من شأنها. تدفع الشركة تكلفة الشحن الأولي، والشحن العكسي وأحيانًا إعادة الشحن. بالإضافة إلى ذلك، قد يفقد المنتج مظهره التجاري أو يتطلب معالجة إضافية.

لتقليل عدد المرتجعات، من المفيد:

إبلاغ العميل مسبقًا بالمواعيد;

تقديم بيانات دقيقة عن المنتج;

التحقق من العنوان ورقم الهاتف;

تقديم طرق مريحة للاستلام;

استخدام تأكيد الطلب;

تحليل أسباب الرفض;

مراقبة الطلبات المشبوهة.

يجب تقييم تكلفة المرتجعات حسب المناطق والناقلين بشكل منفصل. إذا كان لدى أحد الشركاء نسبة مرتجعات غير مستلمة أعلى بكثير، فقد يشير ذلك إلى شبكة نقاط استلام غير مريحة أو عدم كفاية جودة إبلاغ العملاء.

التحقق من فواتير الناقلين

يجب مطابقة الفواتير مع سجل الشحنات الفعلية. من المهم التحقق من:

وجود كل شحنة;

مطابقة التعريفة للشروط التعاقدية;

صحة الوزن والأبعاد;

مبررات الرسوم الإضافية;

صحة المرتجعات;

تطبيق الخصومات;

وجود رسوم مكررة.

عند وجود أحجام كبيرة، تصبح المراجعة اليدوية غير فعالة. يمكن استخدام قواعد التحكم لأتمتة العملية، والتي تشير إلى الانحرافات المشبوهة: تكلفة غير عادية، رقم شحنة متكرر أو عدم تطابق الوزن المعلن.

خصائص اللوجستيات الدولية

تتطلب الشحنات الدولية مراقبة أكثر دقة، حيث تعتمد تكلفتها ليس فقط على المسافة والوزن. تؤثر الرسوم الجمركية، الضرائب، تقلبات العملات، نوع المنتج، متطلبات بلد المقصد، شروط Incoterms وتكاليف المعالجة المصاحبة على النفقات.

عند العمل مع عدة ناقلين دوليين، من المهم مقارنة ليس فقط التعريفات على النقل، ولكن أيضًا مجموعة الخدمات الكاملة. قد يقدم شريك واحد تكلفة شحن منخفضة، لكنه يفرض رسومًا كبيرة على خدمات الوساطة. قد يكون ناقل آخر أغلى في المرحلة الأولى، لكنه يشمل جزءًا من الإجراءات الجمركية في التعريفة العامة.

ما الذي يجب مراعاته عند الشحن الدولي

يجب تحديد مسبقًا:

من المسؤول عن التخليص الجمركي;

ما هي الوثائق المطلوبة للمنتج المحدد;

من يدفع الرسوم والضرائب;

كيف يتم حساب تكلفة الشحن;

ما هي القيود المفروضة في بلد المقصد;

كيف تتم معالجة المرتجعات;

ما هي المواعيد التي تعتبر قياسية;

من يعوض عن التأخيرات والأضرار;

بالعملة التي تصدر بها الفاتورة.

يمكن أن تؤدي الأخطاء في وصف المنتج، ورمز النظام المنسق، والتكلفة أو الوثائق إلى تأخيرات ومدفوعات إضافية. لذلك، تتطلب اللوجستيات الدولية مشاركة متخصصين على دراية بالمتطلبات الجمركية.

تحسين تكاليف الشحن الدولي

يمكن تقليل التكاليف من خلال دمج الطلبات، واختيار وضع الشحن المناسب، والتحليل المسبق للقيود. إذا كانت هناك عدة شحنات متجهة إلى نفس الدولة أو المنطقة، فقد يكون من الأكثر جدوى دمجها في شحنة واحدة.

يجب أيضًا مقارنة الشحن الجوي، والبري، والسكك الحديدية، والبحري. الخيار الأسرع ليس دائمًا هو الأمثل. قد يكون هناك خيار أبطأ ولكنه أرخص بكثير مناسبًا للشحنات المخطط لها.

من المهم مراعاة المخاطر المتعلقة بالعملات. إذا تم حساب التعريفات بعملة أجنبية، فإن تغير سعر الصرف يمكن أن يؤثر على الميزانية. يُوصى باستخدام احتياطي في التخطيط المالي وتحديث الحسابات بانتظام.

التفاوض مع الناقلين وإدارة العقود

حتى إذا نشر الناقل تعريفة قياسية، يمكن أن يحصل العمل غالبًا على شروط فردية. يعتمد حجم الخصم على حجم الشحنات، وتكرار الطلبات، والوجهة، ونوع البضائع، ومدة التعاون.

قبل التفاوض، من الضروري إعداد بيانات فعلية: حجم الشحنات الشهري، الوزن المتوسط، المسارات الرئيسية، نسبة المرتجعات، نسبة الطلبات العاجلة، والنفقات الحالية. كلما كانت الإحصائيات أكثر دقة، كان من الأسهل تبرير الطلب على تغيير الشروط.

ما هي الشروط التي يمكن مناقشتها

يمكن مناقشة مع الناقل:

خصم على التعريفة الأساسية؛

استلام الشحنات مجانًا؛

تقليل تكلفة المرتجعات؛

إلغاء بعض الرسوم الإضافية؛

سعر ثابت للوجهات الرئيسية؛

تخزين مجاني لفترة محددة؛

شروط تأمين محسنة؛

تعويضات عن انتهاكات المواعيد؛

شروط فردية للشحنات الدولية.

لا ينبغي تقييم العقد فقط بناءً على حجم الخصم. من المهم دراسة إجراءات تغيير التعريفات، ومواعيد الإخطار، وقواعد احتساب الرسوم الإضافية، وشروط إنهاء الاتفاقية بعناية.

مصفوفة العقود

لتسهيل الأمر، يمكن جمع جميع الشروط في مصفوفة العقود. يتم تسجيل فيها:

مدة صلاحية التعريفات؛

قائمة الخدمات؛

حجم الخصومات؛

الرسوم المسموح بها؛

مواعيد التسليم؛

مسؤولية الأطراف؛

إجراءات تقديم الشكاوى؛

مواعيد الدفع؛

قواعد مراجعة التكلفة.

يساعد هذا المستند في مقارنة الناقلين على أساس متساوٍ وتجنب فقدان الاتفاقيات المهمة.

خطة عملية لتحسين تكاليف الشحن

يجب تنفيذ تحسين الشحن للأعمال على مراحل. يمكن أن يؤدي التغيير المفاجئ في المخطط اللوجستي إلى حدوث اضطرابات، لذا يجب أولاً إجراء تشخيص.

 جمع البيانات

يجب إعداد سجل للشحنات لمدة لا تقل عن عدة أشهر. يجب أن يتضمن التكلفة، والناقل، والوجهة، والوزن، والأبعاد، والمدة، والخدمات الإضافية.

البحث عن المصادر الرئيسية للمدفوعات الزائدة

بعد جمع البيانات، يجب تحديد ما الذي يزيد التكاليف: التكلفة العالية للوجهات المحددة، المرتجعات، الوزن الحجمي، الشحن العاجل أو الرسوم الإضافية.

تقسيم الشحنات

يجب تقسيم الطلبات حسب الوزن، والمناطق، والعجلة، ونوع البضائع، ومتطلبات العملاء. سيسمح ذلك باختيار حلول لوجستية مختلفة بدلاً من تعريفة واحدة لجميع الطلبات.

مقارنة الناقلين

في هذه المرحلة، يتم حساب التكلفة الإجمالية للشحن لكل قسم. في الوقت نفسه، يتم تقييم المواعيد، وجودة الخدمة، ومستوى حالات الشكاوى.

تعيين قواعد الاختيار

يتم تعيين ناقل أساسي وخيار احتياطي لكل نوع من الشحنات. يمكن أتمتة القرارات في نظام المحاسبة.

 مراجعة العقود

استنادًا إلى الإحصائيات المجمعة، يتم إجراء مفاوضات بشأن الخصومات، وإلغاء الرسوم الإضافية غير الضرورية، وتثبيت الشروط المواتية.

تنفيذ التحليل المنتظم

يجب إعداد تقارير عن النفقات، والمواعيد، وجودة التسليم بانتظام. من المثالي إجراء مراقبة تشغيلية أسبوعيًا، ومراجعة استراتيجية شهرية أو ربع سنوية.

الأخطاء الشائعة للشركات

تبدأ بعض المؤسسات تحسينها بالبحث عن أرخص ناقل. قد يؤدي ذلك إلى تقليل مؤقت في التكلفة، لكنه لا يحل المشكلة النظامية. إذا لم يتم أخذ المرتجعات، والتأخيرات، والخدمات الإضافية في الاعتبار، فقد تزداد النفقات النهائية.

خطأ آخر هو عدم وجود دليل موحد للتعريفات. عندما يستخدم الموظفون جداول مختلفة وشروط قديمة، تفقد الشركة السيطرة على التكاليف. من الخطير أيضًا تجاهل التغييرات في العقود وعدم تحديث البيانات بعد مراجعة التعريفات.

غالبًا ما تحلل الشركات فقط متوسط تكلفة الشحن. هذه المعلومة مفيدة، ولكن بدون تفاصيل يمكن أن تكون مضللة. من الضروري دراسة النفقات حسب الاتجاهات، الوزن، وشركات النقل.

أخيرًا، قد يوفر العمل بشكل مفرط على اللوجستيات ويختار خدمات بأقل مدة أو تغطية محدودة. ونتيجة لذلك، يتدهور تجربة العملاء، ويزداد عدد الاستفسارات، وينخفض معدل الشراء المتكرر.

يتطلب التحكم في نفقات الشحن عند العمل مع عدة شركات نقل إدارة منهجية. ليس كافيًا فقط مقارنة التعريفات الأساسية أو اختيار شريك واحد بأقل سعر. يجب أخذ التكلفة الكاملة للشحنة، الرسوم الإضافية، المرتجعات، المواعيد، جودة الخدمة وخصائص الاتجاهات المحددة في الاعتبار.

تشمل الاستراتيجية الأكثر فعالية تسجيل بيانات موحد، مصفوفة تعريفات، تقسيم الشحنات، اختيار تلقائي لشركة النقل وتحليلات منتظمة. بالنسبة للوجستيات الدولية، تعتبر الإجراءات الجمركية، المخاطر المالية، والتوزيع الصحيح للمسؤوليات بين الأطراف مهمة أيضًا.

يمكن أن تصبح عدة شركات نقل ميزة كبيرة للأعمال إذا تم إدارتها بناءً على بيانات موضوعية. يسمح المقارنة الذكية للتعريفات، ومراقبة الفواتير، والتفاوض، والتحسين المستمر بتقليل التكاليف اللوجستية، وزيادة توقعات الشحن، وضمان مستوى ثابت من الخدمة للعملاء.