如何在与多个承运商合作时控制运输成本

对于企业来说，运输早已不再仅仅是运营任务。它直接影响到商品的成本、利润水平、客户服务的速度以及公司的竞争力。当组织同时与多个承运商合作，使用不同的费率计划，并在国内外各个地区发货时，控制物流成本尤其困难。

与多个承运商合作有助于扩大配送范围，为不同类型的货物选择合适的条件，并降低对单一物流合作伙伴的依赖。然而，在缺乏统一的管理系统时，费用很快变得不透明。结果，公司可能会因紧急服务、附加服务、退货、存储、清关或错误计算的货物重量而支付过高的费用。

有效控制运输成本需要综合的方法。必须比较费率，分析每次发货的实际成本，考虑服务质量，并定期审查物流战略。本文将探讨如何在与多个承运商合作时组织运输管理，跟踪哪些指标，如何利用发货分析，以及哪些工具可以帮助企业优化运输。

为什么运输成本难以控制

当公司与单一承运商合作并发送有限数量的订单时，管理费用相对简单。只需检查费率表、合同条款和特定时期的账单即可。但随着业务的增长，新的方向、商品类型、客户需求和额外的物流操作不断出现，此时费用开始由许多独立的元素构成。

主要的困难在于，不同的承运商使用各自的计算规则。一家考虑实际重量，另一家则考虑体积重量。有些地方的费率已包含送货上门，而有些地方则需额外收费。一些公司为特定区域提供固定价格，而其他公司则采用动态系数、季节性附加费或偏远地区的附加费。

此外，最终的运输成本往往与基本费率不符。可能会增加包装费、货物提取费、分拣费、存储费、保险费、货到付款、转寄费、退货或重新配送费。如果这些数据没有整合在一个系统中，管理者只能看到账单的总金额，而无法理解哪些操作增加了成本。

物流成本上升的主要原因

最常见的超支原因包括：

缺乏所有承运商的统一费率数据库；

选择承运商时未考虑路线和货物特性；

在适用标准运输的情况下使用紧急运输；

错误地指明重量或尺寸；

包装效率不足；

大量未提取的订单；

频繁的退货和重新发货；

未计划的附加服务费用；

国际发货时的错误；

缺乏定期的账单分析。

另一个问题是合同中规定的费率与实际运输成本之间的差距。即使是单次发货的小幅价格差异，在大量订单的情况下也可能变成一笔可观的费用。因此，运输成本的控制不仅应基于比较广告费率，还应基于对实际支付的分析。

为什么单一承运商并不总是最佳解决方案

有时公司希望将所有发货交给一个物流合作伙伴，以简化管理。这种方法确实减少了合同和报告的数量，但并不总能确保最低费用。一个承运商在本地运输上可能有优势，但在国际运输或大宗货物运输方面可能大幅落后于竞争对手。

与多个承运商合作可以形成灵活的物流模型。例如，一个合作伙伴可以进行紧急配送，另一个可以运输标准订单，第三个可以处理国际运输。重要的是，不仅要连接多个公司，还要为每个订单制定透明的选择规则。

如何组织不同承运商的费率比较

比较运费 — 降低运输成本的主要工具之一。然而，仅仅比较运输的基本价格是不够的。必须考虑影响最终成本和服务质量的所有条件。

首先，需要收集所有承运人的最新运费表。这些表格通常会列出配送区域、重量范围、时效、发货类型和附加服务。信息应统一格式，因为不同公司可能使用不同的标识和计算原则。

例如，一个承运人可能会标明1公斤以内的运费，而另一个则可能是每500克的运费。一个运费可能包括税费和燃油附加费，而另一个则不包括。如果不将数据统一到一个系统，比较结果将不准确。

需要考虑的参数

在比较运费时，建议分析以下参数：

运输的基本费用；

最低计费重量；

实际重量与体积重量之间的差异；

交货时间；

提货费用；

送货上门费用；

退货运费；

存储费用；

货到付款的手续费；

保险；

偏远地区的附加费；

季节性和燃油附加费；

国际清关条件；

延迟或损坏的赔偿。

重要的是评估的不仅仅是价格，还有可能产生的额外费用。便宜的基本运费在考虑所有附加服务后可能会变得更贵。

计算总运输成本

为了进行准确比较，应使用总运费指标。可以通过以下公式计算：

总运输成本 = 基本运费 + 附加服务 + 包装 + 保险 + 手续费 + 可能的退货费用。

如果公司销售货到付款的商品，则需要将收款和转账的手续费纳入计算。对于网上商店，还需要考虑未购买订单的费用，因为这可能包括双向运费。

建议分别计算每个承运人的平均运输成本，然后按区域、重量、商品类型、运输方式和交货时间进行比较。这将帮助了解哪个承运人更具优势，而不是整体上，而是针对特定类别的发货。

创建运费矩阵

为了方便，可以形成一个运费矩阵。在矩阵中，行表示目的地和重量类别，列表示承运人。每个单元格中不仅显示基本运费，还显示考虑附加费用后的最终价格。

矩阵结构示例：

目的国或地区；

城市或邮政区域；

重量范围；

尺寸；

标准时效；

加急时效；

基本价格；

附加费用；

最终成本；

服务水平。

这样的表格有助于快速确定最划算的选项。在发货量大的情况下，可以将其与会计系统或运输平台集成，以便自动选择承运人。

如何为每个订单选择最佳承运人

在与多个承运人合作时，并没有通用规则，所有发货都必须交给最便宜的合作伙伴。最佳承运人由多种因素决定：成本、速度、可靠性、地理位置、货物特性和客户要求。

对于标准订单，可以使用最低价格选择算法。但如果发货是紧急的、易碎的、体积大的或需要特殊温控的，其他标准将优先考虑。低价格无法弥补货物损坏或延迟交付造成的损失。

选择承运人的标准

对于每种类型的发货，可以设定自己的规则：

在满足必要时效的情况下，最低价格；

按时交付的最大可能性；

在所需地区有取件点；

送货上门的可能性；

处理大宗或危险货物的能力；

有国际航线；

跟踪质量；

结算透明度；

退货条件；

索赔处理水平。

将发货分为几个类别是有益的。例如，标准、紧急、国际、大件和高价值。对于每个类别，可以确定主要和备用的运输选项。

自动化分配规则

在订单量大的情况下，手动选择承运人会导致错误和浪费时间。因此，企业应该使用自动化的路线规则。系统可以根据重量、地区、时限、成本和服务的可用性选择承运人。

例如：

如果包裹重量不超过2公斤且地址位于大城市，则选择最便宜的承运人；

如果客户支付了快递费用，则使用有保证时限的合作伙伴；

如果是国际发货，则将订单交给具有必要海关能力的承运人；

如果商品易碎，则采用特殊的运输条件；

如果所选承运人暂时不可用，则自动使用备用选项。

自动化使过程可预测，并减少人为因素的影响。同时，算法需要定期审查，因为承运人的费用、路线和服务质量会发生变化。

价格与质量之间的平衡

对运输费用的控制不应变成对最低价格的无条件追求。节省运输费用可能导致投诉、退货和负面评价的增加。如果客户在承诺的时间之后收到订单，他们可能会放弃再次购买。

因此，建议使用综合效率指标。它不仅应考虑运输成本，还应考虑按时发货的比例、损坏水平、退货数量和客户服务质量。有时，费用稍高的承运人由于稳定的服务反而更具成本效益。

用于发货分析的指标

发货分析有助于了解费用的构成以及哪些流程需要优化。没有定期监控，公司只能看到总费用，但无法确定主要的超支来源。

为了进行全面分析，需要收集每个发货的数据。最小的数据集包括订单号、日期、发件人、收件人、承运人、路线、重量、尺寸、服务类型、费用、附加费用、交货时间和订单状态。

关键绩效指标

主要的物流KPI包括：

平均发货成本

该指标计算为所有运输费用与发出的订单数量的比率。跟踪其动态变化和不同方向的情况是有益的。

运输成本占收入的百分比

该指标显示公司在物流上花费的营业额比例。对于低利润商品尤其重要。

按时交货的比例

该指标反映了承运人的可靠性。如果费用低，但经常发生延迟，这种选择在长期内可能不划算。

损坏比例

高损坏率会导致额外的赔偿、重新发货和退货费用。

退货比例

退货需要单独分析。在某些情况下，退货与商品无关，而是与交货时间过长、地址错误或取货方式不便有关。

平均退货成本

该指标对在线商店尤其重要。频繁的退货会显著增加物流预算。

实际价格与费率的偏差

该指标可以发现无法解释的额外费用、计算错误和承运人条件的变化。

数据细分

总体统计数据可能掩盖重要差异。因此，分析应根据多个维度进行：

承运人；

地区；

国家；

商品类别；

重量；

尺寸；

交付类型；

支付方式；

销售渠道；

时间段；

发货状态。

例如，平均运输成本可能看起来合理，但在细分后发现国际发货是主要的超支来源。同样，一个承运人可能对轻包裹有效，但对超过10公斤的订单则不划算。

使用仪表板

对于管理者和物流人员，创建互动仪表板是方便的。可以在上面显示一段时间内的费用、费率动态、承运人之间的订单分配、延迟、退货和额外支付。

仪表板帮助快速回答实际问题：

哪个承运人的费用最高；

哪里最常出现延误；

哪些地区需要重新审视运费；

公司为退货支付了多少费用；

一个月内运费如何变化；

哪些方向可以在合作伙伴之间重新分配。

如何控制额外费用

即使选择了正确的运费，公司也可能因额外服务而损失资金。这些费用通常会自动产生，并且只有在收到账单后才会显现出来。因此，有必要提前确定可能的附加费用清单，并建立其审批规则。

额外费用包括偏远地区的运输、仓储、重新配送、转发、地址变更、人工处理、包装、保险、海关清关和退件。

实际尺寸的核算

超额支付的一个常见原因是使用体积重量。它是根据包装的长度、宽度和高度计算的。如果包装过大，承运人可能会使用体积重量，这可能高于实际重量。

为了降低费用，有必要：

标准化包装材料；

使用合适尺寸的箱子；

在交给承运人之前测量尺寸；

定期检查系统中的数据准确性；

控制申报参数与实际参数的一致性。

即使在每个包装边缘减少几厘米，在大量发货时也能带来显著的节省。

退货和未提取订单的控制

退货是物流费用中最被低估的项目之一。公司支付初始运输费用、返程运输费用，有时还需支付重新发货费用。此外，商品可能会失去商品外观或需要额外处理。

为了减少退货数量，有助于：

提前告知客户时间；

提供准确的商品信息；

核实地址和电话；

提供方便的取货方式；

使用订单确认；

分析拒绝的原因；

跟踪可疑订单。

还应单独评估各地区和承运人的退货费用。如果某个合作伙伴的未提取比例明显较高，这可能表明取件点网络不便或客户信息不足。

承运人账单的核对

账单需要与实际发货记录进行核对。重要的是检查：

每个发货的存在；

运费是否符合合同条款；

重量和尺寸的正确性；

额外费用的合理性；

退货的准确性；

折扣的应用；

是否存在重复收费。

在大量发货的情况下，人工核对变得不够有效。可以使用控制规则进行自动化，这些规则会标记可疑的偏差：异常高的费用、重复的发货编号或申报重量的不一致。

国际物流的特点

国际运输需要更仔细的控制，因为其费用不仅取决于距离和重量。费用还受到关税、税收、货币波动、商品类型、目的国的要求、国际贸易术语和相关手续费用的影响。

在与多个国际承运人合作时，重要的是比较的不仅是运输费用，还有完整的服务套餐。一家合作伙伴可能提供低廉的运输费用，但对代理服务收取高额费用。另一家承运人可能在初期费用较高，但将部分海关程序包含在总费用中。

国际运输时需要考虑的事项

需要提前确定：

谁负责海关清关；

特定商品需要哪些文件；

谁支付关税和税费；

如何计算运输费用；

目的国有哪些限制；

如何处理退货；

哪些时间被视为标准；

谁负责延误和损坏的赔偿；

账单以何种货币开具。

商品描述、HS编码、成本或文件中的错误可能导致延误和额外费用。因此，国际物流需要熟悉海关要求的专业人员参与。

优化国际运输成本

通过订单合并、选择合适的运输方式和提前分析限制条件，可以降低费用。如果多个货物发送到同一个国家或地区，有时将它们合并为一个发货会更划算。

还应比较航空、汽车、铁路和海运。最快的选项并不总是最优的。对于计划中的发货，可能更适合选择较慢但显著便宜的方式。

重要的是要考虑汇率风险。如果费用以外币计算，汇率的变化可能会影响预算。在财务规划中，建议使用储备金并定期更新计算。

与承运人的谈判和合同管理

即使承运人发布标准费率，企业通常也可以获得个性化的条款。折扣的大小取决于发货量、订单的规律性、目的地、货物类型和合作期限。

在谈判之前，需要准备实际数据：每月发货量、平均重量、主要路线、退货比例、紧急订单比例和当前费用。统计数据越准确，越容易为修改条款的请求提供依据。

可以讨论的条款

可以与承运人讨论：

基础费率折扣;

免费取件;

降低退货费用;

取消某些附加费用;

关键路线的固定价格;

在一定期限内的免费存储;

改善的保险条款;

因延误而赔偿;

国际发货的个性化条款。

不应仅根据折扣的大小来评估合同。重要的是仔细研究费率变更的程序、通知期限、附加费用的计算规则和合同解除的条件。

合同矩阵

为方便起见，可以将所有条款汇总到合同矩阵中。在其中记录：

费率的有效期;

服务清单;

折扣金额;

允许的附加费;

交货时间;

双方的责任;

索赔程序;

付款期限;

费用调整规则。

这样的文件有助于在平等条件下比较承运人，避免重要协议的丧失。

运输成本优化的实用计划

业务的运输优化应分阶段进行。物流方案的突然改变可能导致故障，因此首先应进行诊断。

 收集数据

需要形成至少几个月的发货登记册。包括费用、承运人、目的地、重量、尺寸、期限和附加服务。

找出主要的超支来源

在收集数据后，需要确定是什么导致费用增加：特定目的地的高费用、退货、体积重量、紧急运输或额外费用。

对发货进行细分

订单应按重量、地区、紧急程度、货物类型和客户要求进行分类。这将允许为不同的物流解决方案选择，而不是为所有订单使用统一的费率。

比较承运人

在此阶段，计算每个细分市场的运输总成本。同时评估交货时间、服务质量和索赔情况。

设置选择规则

为每种类型的发货指定主要承运人和备用选项。可以在会计系统中自动化决策。

 重新审视合同

根据收集的统计数据进行折扣谈判，取消多余的附加费用并巩固有利条款。

实施定期分析

费用、交货时间和服务质量的报告应定期生成。最佳做法是每周进行 оперативный контроль，战略性审查则每月或每季度进行。

公司常见错误

一些组织开始优化时寻找最便宜的承运人。这可能会暂时降低成本，但并未解决系统性问题。如果不考虑退货、延误和附加服务，最终费用可能会增加。

另一个错误是缺乏统一的费用参考表。当员工使用不同的表格和过时的条款时，公司会失去对费用的控制。忽视合同中的变更并在重新审查费用后不更新数据同样危险。

公司也常常只分析平均运输成本。这个指标有用，但如果没有详细数据，可能会导致误解。需要根据方向、重量和承运人来研究费用。

最后，企业可能在物流上过度节省，选择最低期限或有限覆盖的服务。结果是客户体验恶化，咨询数量增加，重复购买率下降。

在与多个承运人合作时，控制运输费用需要系统管理。仅仅比较基本费用或选择一个最低价格的合作伙伴是不够的。必须考虑到发货的总成本、额外费用、退货、时效、服务质量以及特定方向的特点。

最有效的策略包括统一的数据记录、费用矩阵、发货分段、自动选择承运人和定期分析。对于国际物流，海关程序、汇率风险和各方责任的正确分配也尤为重要。

如果基于客观数据管理，多个承运人可以为企业带来显著优势。合理比较费用、控制账单、谈判和持续优化可以降低物流成本，提高运输的可预测性，并为客户提供稳定的服务水平。