Wie man die Versandkosten bei der Zusammenarbeit mit mehreren Frachtführern kontrolliert

Für Unternehmen ist der Versand längst nicht mehr nur eine operative Aufgabe. Er beeinflusst direkt die Selbstkosten der Produkte, die Gewinnhöhe, die Geschwindigkeit des Kundenservice und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Besonders schwierig ist es, die Logistikkosten zu kontrollieren, wenn eine Organisation gleichzeitig mit mehreren Frachtführern zusammenarbeitet, unterschiedliche Tarife nutzt und Bestellungen in verschiedene Regionen ihres Landes und ins Ausland versendet.

Die Zusammenarbeit mit mehreren Frachtführern hilft, die geografische Reichweite des Versands zu erweitern, geeignete Bedingungen für verschiedene Versandarten auszuwählen und die Abhängigkeit von einem einzigen Logistikpartner zu verringern. Fehlt jedoch ein einheitliches Buchungssystem, werden die Kosten schnell intransparent. Infolgedessen kann das Unternehmen für Eilzustellungen, zusätzliche Dienstleistungen, Rücksendungen, Lagerung, Zollabwicklung oder falsch berechnetes Gewicht der Sendung zu viel bezahlen.

Eine effektive Kontrolle der Versandkosten erfordert einen ganzheitlichen Ansatz. Es ist notwendig, die Tarife zu vergleichen, die tatsächlichen Kosten jeder Sendung zu analysieren, die Servicequalität zu berücksichtigen und die Logistikstrategie regelmäßig zu überprüfen. In diesem Artikel werden wir erörtern, wie man das Versandmanagement bei der Zusammenarbeit mit mehreren Frachtführern organisiert, welche Kennzahlen zu verfolgen sind, wie man die Versandanalytik nutzt und welche Werkzeuge helfen, den Versand für Unternehmen zu optimieren.

Warum es schwierig ist, die Versandkosten zu kontrollieren

Wenn ein Unternehmen mit einem einzigen Frachtführer arbeitet und eine begrenzte Anzahl von Bestellungen versendet, ist die Verwaltung der Kosten relativ einfach. Es genügt, die Preisliste, die Vertragsbedingungen und die Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum zu überprüfen. Mit dem Wachstum des Unternehmens kommen jedoch neue Richtungen, Produkttypen, Kundenanforderungen und zusätzliche Logistikoperationen hinzu. In diesem Moment beginnen die Kosten, sich aus vielen einzelnen Elementen zu zusammensetzen.

Die Hauptschwierigkeit besteht darin, dass verschiedene Frachtführer eigene Berechnungsregeln verwenden. Der eine berücksichtigt das tatsächliche Gewicht, der andere das Volumengewicht. An manchen Orten ist die Lieferung bis zur Tür bereits im Tarif enthalten, während an anderen dafür zusätzliche Gebühren erhoben werden. Einige Unternehmen bieten feste Preise für bestimmte Zonen an, während andere dynamische Koeffizienten, saisonale Zuschläge oder Aufschläge für abgelegene Regionen anwenden.

Darüber hinaus stimmt der Endpreis für die Lieferung oft nicht mit dem Basispreis überein. Zu diesem können Kosten für Verpackung, Abholung der Ware, Sortierung, Lagerung, Versicherung, Nachnahme, Umleitung, Rücksendung oder erneute Lieferung hinzukommen. Wenn diese Daten nicht in einem System zusammengeführt werden, sieht der Geschäftsführer nur die Gesamtsumme der Rechnung und versteht nicht, welche spezifischen Vorgänge die Kosten erhöhen.

Häufigste Gründe für steigende Logistikkosten

Zu den häufigsten Gründen für Überzahlungen gehören:

fehlende einheitliche Tarifdatenbank aller Frachtführer;

Auswahl des Frachtführers ohne Berücksichtigung der Route und der Eigenschaften der Ware;

Verwendung von Eilzustellungen, wo Standardlieferungen ausreichen;

fehlerhafte Angabe von Gewicht oder Abmessungen;

nicht ausreichend effektive Verpackung;

eine hohe Anzahl nicht abgeholter Bestellungen;

häufige Rücksendungen und erneute Sendungen;

ungeplante Zuschläge für zusätzliche Dienstleistungen;

Fehler bei der Abwicklung internationaler Sendungen;

fehlende regelmäßige Analyse der Rechnungen.

Ein separates Problem ist die Diskrepanz zwischen dem im Vertrag angegebenen Tarif und den tatsächlichen Transportkosten. Selbst ein kleiner Preisunterschied bei einer Sendung kann sich bei einem hohen Bestellvolumen zu einer erheblichen Summe summieren. Daher sollte die Kontrolle der Versandkosten nicht nur auf dem Vergleich von Werbetarifen basieren, sondern auch auf der Analyse der tatsächlichen Zahlungen.

Warum ein einzelner Frachtführer nicht immer die beste Lösung ist

Manchmal versuchen Unternehmen, alle Sendungen einem einzigen Logistikpartner zu übertragen, um das Management zu vereinfachen. Dieser Ansatz reduziert tatsächlich die Anzahl der Verträge und Berichte, garantiert jedoch nicht immer die minimalen Kosten. Ein Frachtführer kann bei lokalen Routen vorteilhaft sein, aber bei internationalen Lieferungen oder dem Versand von sperrigen Waren erheblich hinter den Wettbewerbern zurückbleiben.

Die Zusammenarbeit mit mehreren Frachtführern ermöglicht es, ein flexibles Logistikmodell zu entwickeln. Zum Beispiel kann ein Partner Eilzustellungen durchführen, ein anderer Standardbestellungen transportieren und ein dritter internationale Routen bedienen. Es ist wichtig, nicht nur mehrere Unternehmen zu integrieren, sondern auch transparente Regeln für die Auswahl des Dienstleisters für jede Bestellung zu entwickeln.

Wie man den Tarifvergleich verschiedener Frachtführer organisiert

Der Tarifvergleich — eines der wichtigsten Werkzeuge zur Senkung der Versandkosten. Es reicht jedoch nicht aus, nur den Basispreis für den Versand zu vergleichen. Es ist notwendig, das vollständige Set von Bedingungen zu berücksichtigen, die die endgültigen Kosten und die Qualität der Dienstleistung beeinflussen.

Zu Beginn sollten die aktuellen Tariftabellen aller Anbieter gesammelt werden. Diese enthalten in der Regel Informationen zu Lieferzonen, Gewichtsklassen, Lieferzeiten, Versandarten und zusätzlichen Dienstleistungen. Die Informationen sollten in ein einheitliches Format gebracht werden, da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Bezeichnungen und Berechnungsprinzipien verwenden können.

Zum Beispiel kann ein Anbieter den Preis für Sendungen bis zu 1 kg angeben, während ein anderer für jede 500 Gramm berechnet. Ein Tarif kann Steuern und Zuschläge für Kraftstoff enthalten, ein anderer nicht. Wenn die Daten nicht in ein gemeinsames System gebracht werden, wird der Vergleich ungenau.

Welche Parameter sollten berücksichtigt werden

Bei der Tarifvergleichung wird empfohlen, folgende Parameter zu analysieren:

Basispreis für den Versand;

minimales zu zahlendes Gewicht;

Unterschied zwischen tatsächlichem und volumetrischem Gewicht;

Lieferzeit;

Kosten für die Abholung der Ware;

Gebühr für die Lieferung bis zur Tür;

Rücksendetarife;

Lagervorrichtungskosten;

Provision für Nachnahme;

Versicherung;

Zusatzgebühren für abgelegene Regionen;

saisonale und Kraftstoffzuschläge;

Bedingungen für die internationale Abwicklung;

Entschädigungen bei Verzögerungen oder Beschädigungen.

Es ist wichtig, nicht nur den Preis zu bewerten, sondern auch die Wahrscheinlichkeit zusätzlicher Gebühren zu berücksichtigen. Ein günstiger Basispreis kann sich als teurer herausstellen, wenn alle damit verbundenen Dienstleistungen berücksichtigt werden.

Berechnung der Gesamtkosten für den Versand

Für einen korrekten Vergleich sollte der Gesamtpreis für die Sendung verwendet werden. Dieser kann mit der Formel berechnet werden:

Gesamtkosten für den Versand = Basispreis + zusätzliche Dienstleistungen + Verpackung + Versicherung + Gebühren + mögliche Rücksendekosten.

Wenn das Unternehmen Waren mit Nachnahme verkauft, sollten die Gebühren für die Annahme und Überweisung von Geldmitteln in die Berechnung einbezogen werden. Für Online-Shops ist es auch wichtig, die Kosten für nicht abgeholte Bestellungen zu berücksichtigen, da diese die Lieferung in beide Richtungen umfassen können.

Es wird empfohlen, die durchschnittlichen Versandkosten für jeden Anbieter separat zu berechnen und dann die Werte nach Segmenten zu vergleichen: Region, Gewicht, Art der Ware, Versandart und Lieferzeit. Dies ermöglicht es zu verstehen, welcher Anbieter nicht insgesamt, sondern für bestimmte Kategorien von Sendungen günstiger ist.

Erstellung einer Tarifmatrix

Zur Vereinfachung kann eine Tarifmatrix erstellt werden. In dieser werden in den Zeilen die Destinationen und Gewichtsklassen und in den Spalten die Anbieter aufgeführt. In jeder Zelle wird nicht nur der Basispreis, sondern auch der Endpreis unter Berücksichtigung zusätzlicher Gebühren angezeigt.

Beispiel für die Struktur der Matrix:

Land oder Zielregion;

Stadt oder Postleitzone;

Gewichtsspanne;

Abmessungen;

Standardlieferzeit;

Eilzustellung;

Basispreis;

Zusatzgebühren;

Endkosten;

Servicelevel.

Eine solche Tabelle hilft, die vorteilhafteste Option schnell zu bestimmen. Bei einer großen Anzahl von Sendungen kann sie mit dem Buchhaltungssystem oder der Transportplattform integriert werden, sodass die Auswahl des Anbieters automatisch erfolgt.

Wie man den optimalen Anbieter für jede Bestellung auswählt

Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Anbietern gibt es keine universelle Regel, nach der alle Sendungen dem günstigsten Partner übergeben werden sollten. Der optimale Anbieter wird durch eine Kombination von Faktoren bestimmt: Kosten, Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Geografie, Eigenschaften der Fracht und Anforderungen des Kunden.

Für Standardbestellungen kann ein Auswahlalgorithmus nach dem niedrigsten Preis verwendet werden. Wenn die Sendung jedoch dringend, zerbrechlich, sperrig oder besondere Temperaturbedingungen erfordert, treten andere Kriterien in den Vordergrund. Ein niedriger Preis kompensiert keine Verluste, wenn die Fracht beschädigt oder verspätet geliefert wird.

Auswahlkriterien für den Anbieter

Für jede Art von Sendungen können eigene Regeln festgelegt werden:

minimale Kosten unter Einhaltung der erforderlichen Frist;

maximale Wahrscheinlichkeit einer pünktlichen Lieferung;

Verfügbarkeit von Abholstellen in der gewünschten Region;

Lieferoption bis zur Tür;

Umgang mit sperrigen oder gefährlichen Gütern;

Verfügbarkeit internationaler Routen;

Qualität der Sendungsverfolgung;

Transparenz der Abrechnungen;

Rückgabebedingungen;

Qualität der Reklamationsbearbeitung.

Es ist nützlich, Sendungen in mehrere Kategorien zu unterteilen. Zum Beispiel Standard-, Eil-, internationale, sperrige und hochpreisige Sendungen. Für jede Kategorie kann eine Haupt- und eine Ersatzversandoption festgelegt werden.

Automatisierung der Verteilungsregeln

Bei einem hohen Bestellvolumen führt die manuelle Auswahl des Versanddienstleisters zu Fehlern und Zeitverlust. Daher sollte das Unternehmen automatische Routing-Regeln verwenden. Das System kann den Versanddienstleister basierend auf Gewicht, Region, Frist, Kosten und Verfügbarkeit des Dienstes auswählen.

Beispielsweise:

Wenn das Gewicht des Pakets bis zu 2 kg beträgt und die Adresse in einer großen Stadt liegt, wird der günstigste Versanddienstleister ausgewählt;

Wenn der Kunde den Expressversand bezahlt hat, wird ein Partner mit garantierter Frist verwendet;

Wenn die Sendung international ist, wird die Bestellung an einen Versanddienstleister mit den erforderlichen Zollmöglichkeiten übergeben;

Wenn die Ware zerbrechlich ist, werden spezielle Versandbedingungen angewendet;

Wenn der ausgewählte Versanddienstleister vorübergehend nicht verfügbar ist, wird automatisch die Ersatzoption verwendet.

Die Automatisierung macht den Prozess vorhersehbar und reduziert den Einfluss des menschlichen Faktors. Dabei müssen die Algorithmen regelmäßig überprüft werden, da sich Tarife, Routen und die Qualität der Arbeit der Versanddienstleister ändern.

Balance zwischen Preis und Qualität

Die Kontrolle der Versandkosten sollte nicht zu einem bedingungslosen Streben nach dem niedrigsten Preis führen. Einsparungen beim Versand können zu einem Anstieg von Beschwerden, Rücksendungen und negativen Bewertungen führen. Wenn der Kunde seine Bestellung später als versprochen erhält, könnte er von weiteren Käufen absehen.

Daher wird empfohlen, den Gesamtwirkungsgrad zu verwenden. Dieser sollte nicht nur die Versandkosten, sondern auch den Prozentsatz pünktlicher Sendungen, den Schadensgrad, die Anzahl der Rücksendungen und die Qualität des Kundenservices berücksichtigen. Manchmal kann ein Versanddienstleister mit einem etwas höheren Tarif aufgrund stabiler Leistungen vorteilhafter sein.

Welche Kennzahlen für die Analyse von Sendungen verwenden

Die Analyse von Sendungen hilft zu verstehen, woraus die Kosten bestehen und welche Prozesse optimiert werden müssen. Ohne regelmäßige Überwachung sieht das Unternehmen nur die Gesamtkosten, kann jedoch die Hauptquellen für Überzahlungen nicht identifizieren.

Für eine umfassende Analyse müssen die Daten für jede Sendung gesammelt werden. Das Mindestset umfasst die Bestellnummer, das Datum, den Absender, den Empfänger, den Versanddienstleister, die Route, das Gewicht, die Abmessungen, die Art des Dienstes, die Kosten, zusätzliche Gebühren, die Lieferzeit und den Bestellstatus.

Wichtige Leistungskennzahlen

Zu den wichtigsten logistischen KPIs gehören:

Durchschnittliche Versandkosten

Dieser Wert wird als Verhältnis aller Versandkosten zur Anzahl der versendeten Bestellungen berechnet. Es ist nützlich, ihn im Zeitverlauf und separat nach Richtungen zu verfolgen.

Versandkosten in Prozent des Umsatzes

Dieser Wert zeigt, welchen Anteil des Umsatzes das Unternehmen für Logistik ausgibt. Er ist besonders wichtig für Produkte mit niedriger Marge.

Prozentsatz pünktlicher Lieferungen

Dieser Wert spiegelt die Zuverlässigkeit des Versanddienstleisters wider. Wenn die Kosten niedrig sind, aber regelmäßig Verzögerungen auftreten, kann diese Option langfristig unvorteilhaft sein.

Prozentsatz der Schäden

Ein hoher Schadensgrad führt zu zusätzlichen Kosten für Entschädigungen, erneute Sendungen und Rücksendungen.

Rücksendungsquote

Rücksendungen sollten separat analysiert werden. In einigen Fällen hängen sie nicht mit dem Produkt zusammen, sondern mit langen Lieferzeiten, Adressfehlern oder unpraktischen Abholmethoden.

Durchschnittliche Rücksendekosten

Dieser Wert ist besonders wichtig für Online-Shops. Bei häufigen Rücksendungen kann die Kosten für den Rückversand das Logistikbudget erheblich erhöhen.

Abweichung des tatsächlichen Preises vom Tarifpreis

Dieser Wert ermöglicht es, unerklärliche Zuschläge, Berechnungsfehler und Änderungen der Bedingungen seitens des Versanddienstleisters zu erkennen.

Daten-Segmentierung

Die Gesamtdaten können wichtige Unterschiede verbergen. Daher sollte die Analyse nach mehreren Dimensionen erfolgen:

Versanddienstleister;

Region;

Land;

Warengruppe;

Gewicht;

Abmessungen;

Lieferart;

Zahlungsmethode;

Vertriebskanal;

Zeitraum;

Sendungsstatus.

Zum Beispiel kann die durchschnittliche Versandkosten akzeptabel erscheinen, aber bei einer detaillierten Analyse stellt sich heraus, dass internationale Sendungen den Großteil der Überzahlung verursachen. Ebenso kann ein Versanddienstleister für leichte Pakete effizient sein, aber unvorteilhaft für Bestellungen über 10 kg.

Nutzung von Dashboards

Für Führungskräfte und Logistiker ist es praktisch, interaktive Dashboards zu erstellen. Darauf können die Kosten über einen Zeitraum, die Tarifentwicklung, die Verteilung der Bestellungen zwischen den Versanddienstleistern, Verspätungen, Rücksendungen und zusätzliche Zahlungen angezeigt werden.

Das Dashboard hilft, schnell auf praktische Fragen zu antworten:

Welcher Anbieter ist am teuersten;

Wo treten am häufigsten Verzögerungen auf;

Welche Regionen eine Überprüfung der Tarife erfordern;

Wie viel das Unternehmen für Rücksendungen zahlt;

Wie sich die Versandkosten im Laufe des Monats verändert haben;

Welche Routen zwischen Partnern umverteilt werden können.

Wie man zusätzliche Kosten kontrolliert

Selbst bei richtig gewählten Tarifen kann das Unternehmen Geld durch zusätzliche Dienstleistungen verlieren. Diese erscheinen oft automatisch und werden erst nach Erhalt der Rechnung sichtbar. Daher ist es notwendig, im Voraus eine Liste möglicher Zusatzkosten zu erstellen und Regeln für deren Genehmigung festzulegen.

Zu den zusätzlichen Kosten gehören die Lieferung in abgelegene Gebiete, Lagerung, erneute Lieferung, Umleitung, Adressänderung, manuelle Bearbeitung, Verpackung, Versicherung, Zollabwicklung und Rücksendung der Sendung.

Berücksichtigung der tatsächlichen Abmessungen

Eine häufige Ursache für Überzahlungen ist die Verwendung des Volumengewichts. Dieses wird auf der Grundlage von Länge, Breite und Höhe der Verpackung berechnet. Wenn die Verpackung zu groß ist, kann der Anbieter das Volumengewicht anwenden, das höher als das tatsächliche Gewicht ist.

Um Kosten zu senken, ist es notwendig:

Verpackungsmaterialien zu standardisieren;

Geeignete Kartons zu verwenden;

Die Abmessungen vor der Übergabe an den Anbieter zu messen;

Regelmäßig die Richtigkeit der Daten im System zu überprüfen;

Die Übereinstimmung der angegebenen und tatsächlichen Parameter zu kontrollieren.

Selbst eine Reduzierung von einigen Zentimetern auf jeder Seite der Verpackung kann bei großen Versandmengen zu erheblichen Einsparungen führen.

Kontrolle von Rücksendungen und nicht abgeholten Bestellungen

Rücksendungen sind eine der am meisten unterschätzten Positionen in den Logistikkosten. Das Unternehmen bezahlt die ursprüngliche Lieferung, den Rücktransport und manchmal die erneute Versendung. Darüber hinaus kann die Ware an Wert verlieren oder zusätzliche Bearbeitung erfordern.

Um die Anzahl der Rücksendungen zu reduzieren, ist es hilfreich:

Den Kunden im Voraus über die Fristen zu informieren;

Genau Informationen über das Produkt bereitzustellen;

Adresse und Telefonnummer zu überprüfen;

Bequeme Abholmethoden anzubieten;

Eine Bestellbestätigung zu verwenden;

Die Gründe für Stornierungen zu analysieren;

Verdächtige Bestellungen zu verfolgen.

Es ist wichtig, die Kosten für Rücksendungen nach Regionen und Anbietern zu bewerten. Wenn bei einem Partner der Anteil an nicht abgeholten Bestellungen deutlich höher ist, kann dies auf ein unpraktisches Netzwerk von Abholstellen oder unzureichende Kundeninformation hinweisen.

Überprüfung der Rechnungen von Anbietern

Die Rechnungen müssen mit dem Register der tatsächlichen Sendungen abgeglichen werden. Es ist wichtig zu überprüfen:

Die Existenz jeder Sendung;

Die Übereinstimmung des Tarifs mit den vertraglichen Bedingungen;

Die Richtigkeit von Gewicht und Abmessungen;

Die Begründetheit zusätzlicher Gebühren;

Die Korrektheit der Rücksendungen;

Die Anwendung von Rabatten;

Das Vorhandensein von doppelten Abrechnungen.

Bei großen Volumina wird die manuelle Überprüfung ineffektiv. Zur Automatisierung können Kontrollregeln verwendet werden, die verdächtige Abweichungen markieren: ungewöhnlich hohe Kosten, wiederholte Sendungsnummern oder Abweichungen vom angegebenen Gewicht.

Besonderheiten der internationalen Logistik

Internationale Lieferungen erfordern eine genauere Kontrolle, da ihre Kosten nicht nur von Entfernung und Gewicht abhängen. Zollgebühren, Steuern, Währungs schwankungen, Produkttyp, Anforderungen des Bestimmungslandes, Incoterms-Bedingungen und die Kosten für begleitende Dokumentation beeinflussen die Ausgaben.

Bei der Zusammenarbeit mit mehreren internationalen Anbietern ist es wichtig, nicht nur die Transporttarife zu vergleichen, sondern auch das gesamte Dienstleistungspaket. Ein Partner kann niedrige Versandkosten anbieten, aber erhebliche Gebühren für die Zollabwicklung erheben. Ein anderer Anbieter kann in der ersten Phase teurer sein, aber einen Teil der Zollverfahren im Gesamtpreis enthalten.

Was bei internationalen Lieferungen zu beachten ist

Es ist notwendig, im Voraus zu klären:

Wer für die Zollabwicklung verantwortlich ist;

Welche Dokumente für das jeweilige Produkt benötigt werden;

Wer die Gebühren und Steuern bezahlt;

Wie die Versandkosten berechnet werden;

Welche Einschränkungen im Bestimmungsland gelten;

Wie Rücksendungen bearbeitet werden;

Welche Fristen als Standard gelten;

Wer für Verzögerungen und Schäden aufkommt;

In welcher Währung die Rechnung ausgestellt wird.

Fehler in der Produktbeschreibung, im HS-Code, in den Kosten oder in den Dokumenten können zu Verzögerungen und zusätzlichen Zahlungen führen. Daher erfordert die internationale Logistik die Beteiligung von Fachleuten, die mit den Zollanforderungen vertraut sind.

Optimierung der Kosten für internationale Sendungen

Die Kosten können durch die Konsolidierung von Bestellungen, die Auswahl des geeigneten Versandmodus und die vorherige Analyse von Einschränkungen gesenkt werden. Wenn mehrere Sendungen in ein Land oder eine Region gehen, kann es manchmal vorteilhafter sein, sie in einer einzigen Lieferung zusammenzufassen.

Es sollte auch ein Vergleich zwischen Luft-, Straßen-, Schienen- und Seefracht angestellt werden. Die schnellste Option ist nicht immer die optimale. Für geplante Lieferungen kann eine langsamere, aber deutlich günstigere Methode geeignet sein.

Es ist wichtig, Währungsrisiken zu berücksichtigen. Wenn die Tarife in Fremdwährung berechnet werden, kann eine Änderung des Wechselkurses das Budget beeinflussen. Bei der finanziellen Planung wird empfohlen, einen Puffer einzuplanen und die Berechnungen regelmäßig zu aktualisieren.

Verhandlungen mit Spediteuren und Vertragsmanagement

Selbst wenn der Spediteur Standardtarife veröffentlicht, kann das Unternehmen oft individuelle Bedingungen erhalten. Die Höhe des Rabatts hängt vom Volumen der Sendungen, der Regelmäßigkeit der Bestellungen, der Richtung, der Art der Waren und der Dauer der Zusammenarbeit ab.

Vor den Verhandlungen sollten die tatsächlichen Daten vorbereitet werden: monatliches Sendungsvolumen, durchschnittliches Gewicht, Hauptstrecken, Rücklaufquote, Anteil der Eilbestellungen und aktuelle Kosten. Je genauer die Statistik, desto einfacher ist es, eine Anfrage zur Änderung der Bedingungen zu begründen.

Welche Bedingungen können verhandelt werden

Mit dem Spediteur können folgende Punkte besprochen werden:

Rabatt auf den Basistarif;

kostenlose Abholung von Sendungen;

Senken der Rücksendekosten;

Streichung einzelner Zuschläge;

festen Preis für wichtige Routen;

kostenlose Lagerung für einen bestimmten Zeitraum;

verbesserte Versicherungsbedingungen;

Entschädigungen für Fristüberschreitungen;

individuelle Bedingungen für internationale Sendungen.

Der Vertrag sollte nicht nur nach der Höhe des Rabatts bewertet werden. Es ist wichtig, die Bedingungen für die Tarifänderung, die Fristen für die Benachrichtigung, die Regeln für die Berechnung von Zuschlägen und die Bedingungen für die Vertragskündigung sorgfältig zu prüfen.

Vertragsmatrix

Zur Vereinfachung können alle Bedingungen in einer Vertragsmatrix zusammengefasst werden. Darin werden festgehalten:

Gültigkeitsdauer der Tarife;

Liste der Dienstleistungen;

Höhe der Rabatte;

zulässige Zuschläge;

Lieferzeiten;

Haftung der Parteien;

Verfahren zur Einreichung von Beschwerden;

Zahlungsfristen;

Regeln zur Überprüfung der Kosten.

Ein solches Dokument hilft, Spediteure unter gleichen Bedingungen zu vergleichen und den Verlust wichtiger Vereinbarungen zu vermeiden.

Praktischer Plan zur Optimierung der Versandkosten

Die Optimierung des Versands für Unternehmen sollte schrittweise erfolgen. Eine plötzliche Änderung des Logistikschemas kann zu Störungen führen, daher sollte zunächst eine Diagnose durchgeführt werden.

 Daten sammeln

Es sollte ein Register der Sendungen für mindestens mehrere Monate erstellt werden. Dieses umfasst Kosten, Spediteur, Richtung, Gewicht, Abmessungen, Frist und zusätzliche Dienstleistungen.

Hauptquellen für Überzahlungen finden

Nach der Datensammlung sollte ermittelt werden, was genau die Kosten erhöht: hohe Kosten für bestimmte Routen, Rücksendungen, volumetrisches Gewicht, Eilzustellungen oder zusätzliche Gebühren.

Sendungen segmentieren

Bestellungen sollten nach Gewicht, Regionen, Dringlichkeit, Art der Ware und Kundenanforderungen unterteilt werden. Dies ermöglicht es, verschiedene logistische Lösungen anstelle eines einheitlichen Tarifs für alle Bestellungen auszuwählen.

Spediteure vergleichen

In diesem Schritt wird die Gesamtkosten für den Versand in jedem Segment berechnet. Gleichzeitig werden die Fristen, die Servicequalität und die Anzahl der Reklamationen bewertet.

Auswahlregeln festlegen

Für jede Art von Sendung wird ein Hauptspediteur und eine Backup-Option festgelegt. Die Entscheidungen können im Buchhaltungssystem automatisiert werden.

 Verträge überprüfen

Basierend auf den gesammelten Statistiken werden Verhandlungen über Rabatte, die Streichung unnötiger Zuschläge und die Festlegung vorteilhafter Bedingungen geführt.

Regelmäßige Analysen implementieren

Berichte über Kosten, Fristen und Lieferqualität sollten regelmäßig erstellt werden. Optimal ist eine wöchentliche operative Kontrolle und eine strategische Überprüfung monatlich oder vierteljährlich.

Typische Fehler von Unternehmen

Einige Organisationen beginnen die Optimierung mit der Suche nach dem günstigsten Spediteur. Dies kann zu einer vorübergehenden Senkung der Kosten führen, löst jedoch nicht das systematische Problem. Wenn Rücksendungen, Verzögerungen und zusätzliche Dienstleistungen nicht berücksichtigt werden, können die Gesamtkosten sogar steigen.

Ein weiterer Fehler ist das Fehlen eines einheitlichen Tarifverzeichnisses. Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Tabellen und veraltete Bedingungen verwenden, verliert das Unternehmen die Kontrolle über die Abrechnungen. Es ist ebenso gefährlich, Änderungen in Verträgen zu ignorieren und die Daten nach einer Überprüfung der Tarife nicht zu aktualisieren.

Unternehmen analysieren häufig nur die durchschnittlichen Versandkosten. Dieser Wert ist nützlich, kann aber ohne Detaillierung irreführend sein. Es ist notwendig, die Ausgaben nach Routen, Gewicht und Versanddienstleistern zu untersuchen.

Schließlich kann ein Unternehmen übermäßig bei der Logistik sparen und Dienstleistungen mit minimalen Fristen oder eingeschränkter Abdeckung wählen. Infolgedessen verschlechtert sich das Kundenerlebnis, die Anzahl der Anfragen steigt und die Wiederkaufrate sinkt.

Die Kontrolle der Versandkosten bei der Zusammenarbeit mit mehreren Versanddienstleistern erfordert ein systematisches Management. Es reicht nicht aus, nur die Basistarife zu vergleichen oder einen Partner mit dem niedrigsten Preis auszuwählen. Es ist notwendig, die Gesamtkosten des Versands, zusätzliche Gebühren, Rücksendungen, Fristen, Servicequalität und die Besonderheiten bestimmter Routen zu berücksichtigen.

Die effektivste Strategie umfasst eine einheitliche Datenerfassung, eine Tarifmatrix, die Segmentierung von Sendungen, die automatische Auswahl des Versanddienstleisters und regelmäßige Analysen. Für die internationale Logistik sind zusätzlich Zollverfahren, Währungsrisiken und eine korrekte Verteilung der Verantwortung zwischen den Parteien wichtig.

Mehrere Versanddienstleister können einen erheblichen Vorteil für das Unternehmen darstellen, wenn sie auf der Grundlage objektiver Daten verwaltet werden. Eine fundierte Tarifvergleich, die Kontrolle von Rechnungen, Verhandlungen und ständige Optimierung ermöglichen es, die Logistikkosten zu senken, die Vorhersehbarkeit der Lieferung zu erhöhen und den Kunden ein stabiles Serviceniveau zu bieten.